ICS 01.140.20 A 14 GB 中华人民共和国国家标准 GB/T31599—2015 社会保险业务档案管理规范 Archives management regulation of social insurance 2015-06-02发布 2016-01-01实施 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 发布 中国国家标准化管理委员会 GB/T31599—2015 目 次 前言 范围 规范性引用文件 2 3 术语和定义 原则 设施设备规范和岗位人员职责 5.1 设施设备规范 5.2 岗位人员职责 6业务档案管理规则 6.1 收集 6.2 整理 6.3 立卷 6.4 归档 6.5 保管 6.6 鉴定、销毁 6.7 统计 6.8 利用 6.9 移交 电子业务档案管理规则 7.1 基本要求 7.2 收集 7.3 整理 7.4 归档 7.5 保管 7.6 鉴定、销毁 7.7 统计 7.8 利用 7.9 移交 业务档案信息化规范 8 8.1 信息资源建设 8.2 应用系统建设 8.3信息安全体系建设 附录A（规范性附录） 社会保险业务材料归档范围和保管期限 附录B（规范性附录） 检索工具 附录C（规范性附录） 档案工作用表 附录D（规范性附录） 社会保险电子业务材料移交与接收登记表样式 26 附录E（资料性附录） 全宗卷内容 27 附录F（资料性附录） 全宗卷卷内目录样式 29 附录G（资料性附录） 档案设施设备及耗材配置 30 GB/T31599—2015 前言 本标准按照GB/T1.1一2009给出的规则起草。 本标准由中华人民共和国人力资源和社会保障部提出。 本标准由全国社会保险标准化技术委员会（SAC/TC474）归口。 本标准主要起草单位：人力资源和社会保障部社会保险事业管理中心、天津市社会保险基金管理中 心、天津市质量技术监督信息研究所、吉林省社会保险事业管理局、上海市社会保险事业管理中心、上海 市医疗保险事务管理中心、甘肃省社会保险事业管理局、河南省洛阳市社会保险事业管理局、山东省维 坊市社会保险事业管理中心、四川省泸州市医疗保险管理局 本标准主要起草人：唐松、周红、王发运、郑自民、吴承明、赵学军、刘艳欣、高丽梅、许翔、赵新、 乔静文、施家仪、储华、龚忆莼、曹峻、周强、于莹、李继才、谢芳斌、李效华、刘海庭、何勇、曾辉。 I GB/T31599—2015 社会保险业务档案管理规范 1范围 本标准规定了社会保险业务档案管理的术语和定义、原则、设施设备规范、岗位及人员职责、管理规 则和信息化规范。 本标准适用于各级社会保险经办机构。社会保险主管部门依法制定、授权、委托及社会保险经办机 构委托提供社会保险服务的机构可参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T2260—2007中华人民共和国行政区划代码 GB/T18894—2002电子文件归档与管理规范 GB/T27768社会保险服务总则 GB/T27769 社会保障服务中心设施设备要求 DA/T1 档案工作基本术语 DA/T6档案装具 DA/T 12 全宗卷规范 DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范 3 术语和定义 DA/T1界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 社会保险业务材料 social insurance business documents 社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中直接形成的各种文字、图表、声像等不同形式的历史 记录。 3.2 档案类别 categories of archives 根据社会保险经办业务环节对业务档案进行划分形成的类别。 3.3 案卷类别 Jcategories of files 根据业务材料的信息内容和保管期限等对各类别业务档案进一步划分形成的子类。 1 GB/T31599—2015 3.4 案卷题名 filetitle 业务档案案卷级著录项目中案卷的标题名称。 3.5 文件题名 recordtitle 业务档案文件级著录项目中文件的标题名称。 4原则 4.1社会保险经办机构应对本单位形成的业务材料做好收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、销毁、统 计、利用和移交等工作，建立相应的管理制度，保证业务档案真实、完整、安全和有效。 4.2业务档案应由县级以上（含县级）社会保险经办机构集中保存。 4.3社会保险经办机构对业务档案中记载的信息负有保密责任。 4.4业务档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致 时应以纸质业务档案记载信息为准。 4.5社会保险经办机构应按照DA/T12的规定建立全宗卷，将反映业务档案管理过程和历史情况的 文件材料归入全宗卷。全宗卷内容参见附录E，卷内目录参见附录F。 5设施设备规范和岗位人员职责 5.1 设施设备规范 有条件的地区宜建档案馆，档案馆建设应符合JGJ25的规定。 5.1.2业务档案管理区（或档案馆）应按照GBT27769的相关规定设置能够满足业务档案管理要求的 功能区。 5.2岗位人员职责 相关工作要求的第一责任人。 整理和立卷，并负责业务档案归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用和移交等工作。 5.2.3社会保险经办机构业务档案管理部门应定期向本单位负责人报告业务档案管理情况 5.2.4社会保险经办机构应定期对业务档案管理人员进行培训和考核，以适应业务档案管理工作的发 展需要。 6业务档案管理规则 6.1收集 6.1.1范围 社会保险经办机构应根据国家和本省（自治区、直辖市）社会保险业务档案管理有关规定，编制符合 工作实际的业务档案分类方案，明确业务材料的收集范围。 2